Командировки – неотъемлемая часть работы практически любой компании. При этом оформление всех бумаг, подбор отелей и расчёты часто переводятся на рядовых сотрудников, если нет секретаря, что отнимает массу времени и не всегда эффективно. Плюс чревато дополнительными расходами. Но в цифровой век должны существовать изящные решения, которые позволят всё сделать быстро и онлайн. Рассказываем, как это работает, на примере сервиса https://business-trip.online/.
Как было раньше?
Как обычно происходит процесс оформления командировки после того, как получено принципиальное одобрение от начальства? Во-первых, нужно купить авиабилет и нередко на другом сайте забронировать гостиницу в зависимости от стоимости и бюджета. Во-вторых, требуется заполнить авансовые отчёты о командировке, боясь потерять документы. В-третьих, заплатить приличную комиссию трэвел-агентствам. Наконец, оплатить все расходы со своей карты и ждать компенсации от компании две недели.
Как теперь оформить командировку?
ППР Командировки решает все эти проблемы сразу. Здесь и покупка авиабилета вместе с бронью гостиницы на одном сайте, и точный контроль расходов с возможностью автоматической загрузки в “1С”, и поиск наиболее выгодных тарифов, и оплата всех расходов непосредственно с расчётного счёта компании.
Кроме того, это безопасно, поскольку доступ к системе есть только у ответственных лиц: трэвел-менеджеров и секретарей. При этом сотрудники в случае необходимости могут получить доступ к системе для выбора билетов и необходимой гостиницы. Для них можно установить лимит на суммы в рамках организации.
В чём плюсы для руководителей, бухгалтеров, сотрудников?
Для руководителей система даёт несколько чётких плюсов: получения кэшбэка на авиабилеты, онлайн-статистика и аналитика в личном кабинете, удобная передача данных в ERP-систему. Трэвел-менеджеры бронируют билеты и гостиницы в реальном времени, не ожидая ответа от агентства, имеют возможность отменить брони и доступ к поддержке в режиме 24/7.
Плюсы для бухгалтерии – автоматическая загрузка всех данных в “1С”, получение справки о перелёте в один клик, оплата один раз в месяц вне зависимости от числа командировок, доступ к документам в любое время. Сотрудники же могут копить мили, легко всё согласовывать с руководителем и управлять своей командировкой через мобильное приложение.
