Кажется, что в эпоху интернета практически все бизнес-процессы уже завязаны на онлайн, но это далеко не так. Многие компании работают по старинке, носят бумажки и сдают отчётность в гроссбухах, как 100 лет назад. Рассказываем, почему классическое бумажное делопроизводство давно не выгодно и как легко и просто перейти на КЭДО – современный электронный аналог.
Зачем отказываться от привычных бумаг?
Давайте по порядку, но сразу с козырей. Во-первых, это банально дорого. По статистике, переход на КЭДО в компании снижает затраты на делопроизводство в 3-5 раз. При этом скорость, а соответственно и эффективность всех процессов, повышается в 8 раз. Во-вторых, электронный документооборот исключает риски, а их немало. Как минимум это возможность потерять или испортить бумаги, а также передать ценную информацию третьим лицам. Наконец, бумажные документы требуют времени на то, чтобы с ними ознакомиться. В больших компаниях с этим могут быть существенные проблемы. Как следствие – простои и нарушение сроков.
Есть какие-то доказательства?
Да, конечно. Вот для примера несколько цифр. При бумажном делопроизводстве всегда существует риск получить огромные штрафы для бизнеса. В частности, до 500 тысяч рублей за некорректную обработку персональных данных и до 100 тысяч за нарушение в оформлении кадровых документов. А за отсутствие локализации данных в России в законе прописан штраф в размере до 18 миллионов рублей! Но это вершина айсберга. Есть организационные риски, включая вероятность ликвидации компании и потерю прав, а также репутационные.
Что конкретно даёт компании КЭДО?
КЭДО, к примеру, сервис HR-link, позволяет онлайн в режиме реального времени управлять всеми документами сотрудников, создавать электронные цифровые подписи, подписывать все бумаги без бумажных носителей из любой точки мира. При этом вы не рискуете совершить ошибки в процессе делопроизводства: система соответствует всем требованиям законодательства Российской Федерации и попросту не даст вам совершить ошибку. Как следствие – рост прибыли и снижение расходов за счёт быстроты и эффективности работы.
Как перейти на КЭДО?
Переход с бумаг на КЭДО осуществляется буквально в три шага. На первом этапе специалисты сервиса помогают подготовить вам локальный нормативный акт и соглашение с сотрудниками. Далее вас подключают к системе и проводят обучение. На последнем этапе КЭДО развёртывают на всю компанию.
