Совещания давно уже признаны важным инструментом успешного менеджмента любой современной организации. И каждый день их во всем мире проводится бесчисленное множество. На подготовку совещаний бросаются лучшие силы, тратятся деньги. Но все ли они эффективны в итоге? Современный руководитель должен знать, как провести подготовку к совещанию, как вести себя на нем, каких ошибок постараться избежать, и так далее.
Итак, перед проведением совещания стоит позаботиться об информационной безопасности. Обычно это ложится на плечи соответствующей службы в компании. Стоит использовать антижучки, а также детекторы камер. Легко обнаружат они любые закладки и устройства, наличие которых может угрожать безопасности компании.
Перед руководителем должна стоять ясная цель совещания. Он в идеале знает, чего именно хочет добиться. Сотрудников стоит также посвятить в свои планы. Временные рамки необходимо тщательно продумать. Важно уметь определять, сколько именно времени потребуется на то, чтобы достичь своих целей: полчаса, час и так далее.
Совещания лучше устраивать по утрам. Именно в этот временной отрезок люди более внимательны. Но приглашать нужно только тех сотрудников, что имеют непосредственное отношение к вопросам, по плану обсуждаемым на совещании.
Необходимо подготовить повестку дня, тут важно за рамки одной страницы не выходить. Перечислить стоит только наиболее важные вопросы. Людей необходимо извещать заранее, так у них будет время на подготовку к совещанию.
Руководителю компании понадобится назначить председателя совещания, а также протокольщика. Последний должен иметь индивидуальное отношение к вопросам, которые будут обсуждаться.
Хорошее совещание всегда начинается строго по расписанию. На опаздывающих не стоит тратить время. Необходимо строго придерживаться повестки и не отклоняться от нее в процессе обсуждения. За этим должен следить председатель. Чтобы стимулировать обсуждение, следует избегать прямых вопросов, то есть тех, что предполагают односложный ответ. Все мероприятия должны быть зафиксированы, по каждому определен исполнитель и сроки выполнения. Все происходящее в ходе совещания необходимо тщательно протоколировать. Завершить стоит на оптимистичной ноте.
После совещания протокол обязательно необходимо готовить как можно быстрее. Специалисты рекомендуют придавать статус каждой задаче: например, "открыта", "в процессе завершения" и так далее. Протокол должен быть распределен среди участников в течение суток. За процессом выполнения задач необходимо следить.
Таким образом, если тщательно готовиться к совещанию, заботясь не только о ходе его проведения, но и об информационной безопасности, можно добиться высоких результатов и сохранить конфиденциальность. Руководитель компании, если хочет оставаться в курсе всех дел, должен контролировать все события, происходящие в компании.
