Основная цель конференции или тематического семинара заключается в донесении информации до сотрудников о деятельности компании, ее перспективных направлениях и дальнейших шагах.
Конференция считается очень важным мероприятием в жизни любой компании. Всегда требуется выполнять очень тщательное планирование и подготовку конференции, даже ее в ней примет участие небольшое количество людей. Над каждым этапом необходимо хорошо подумать и четко разделить все организационные обязанности. От уровня подготовки будет напрямую зависеть эффективность конференции, даже если она была разработана для небольшой компании.
План организации конференций
Любое мероприятие имеет своего наставника, которого называют менеджером по организации конференций. На плечи этого человека ложится полная ответственность за календарное планирование, а также организацию и проведение мероприятия, включая его полноценное сопровождение. Организатор всегда находится на конференции и эффективно решает все возникающие вопросы, а также внимательно контролирует весь процесс мероприятия.
Во время планирования мероприятия следует обязательно учесть основные моменты, о которых мы поговорим более подробно.
Идея конференции
Перед организацией любого мероприятия следует знать его основную тему или идею. И тогда можно будет объединить все доклады и выступления участников под одну общую тему. А все участники тогда понимают - какой конкретно вопрос будет рассмотрен на данной конференции максимально подробно.
После выбора подходящей идеи мероприятию создают емкое и понятное название, которое обязано включать в себя общую информацию об основных целях. При грамотно составленном названии конференции не возникнет проблем с посещаемостью, даже если вход на нее будет свободным и абсолютно бесплатным.
Разработка плана мероприятия
Как только с темой конференции определились - следует приступить к разработке временного плана. Если необходимо провести крупную конференцию с длительностью в несколько дней - следует со всей тщательностью подойти к планированию. Не забывайте об обязательных перерывах, организации качественного питания, а также разнообразных культурных мероприятиях, если они входят в программу.
Доклады выстраиваются в специальном порядке, чтобы можно было закрыть одну подтему и плавно перейти к другой. Стоит определить временные рамки для выступлений, чтобы можно было оставить достаточное количество времени на ответы на возникшие у слушателей вопросы.
Состав участников конференции
В соответствии с выбранной тематикой и основной идеей мероприятия происходит выбор состава всех участников будущей конференции. Необходимо составить один общий список, в который включить всех людей, которые собираются выступать на мероприятии, а также приглашенных слушателей и гостей. Менеджер конференции, который занимается всеми организационными моментами, несет ответственности и за рассылку приглашений.
Из конкретное области выбираются выступающие специалисты, прекрасно разбирающиеся в определенной тематике. В качествен приглашенных могут быть как все желающие, та и люди из определенного круга. Стоит всегда помнить о том, что любой темы конференции имеется своя целевая аудитория – категория людей, которые проявляются повышенный интерес к проводимому мероприятию. Следует обязательно учитывать эту особенность при формировании списков для рассылки приглашений, а также при подаче рекламы в СМИ.
Выбор места и времени проведения
Заранее необходимо выбрать место и время для конференции. При выборе подходящего места рекомендуется обратить внимание на несколько главных моментов. Когда мероприятие планируется провести внутри компании, тогда следует выбрать подходящий конференц-зал. Если для проведения подобных мероприятий не предусмотрено наличие специального помещения - тогда можно арендовать подходящие помещение в других зданиях. В этом случае, на плечи организаторов уже не будет ложиться вопрос подготовки и оснащения оборудованием конференц-зала.
Данный вопрос особо актуален для небольших городов, в которых большинство компаний работают в небольших помещениях, где просто не предусмотрено наличие какого-либо конференц-зала. Например, у компаний из Орехово-Зуево нет подходящего отдельного места, которое бы идеально подошло для мероприятия. На сегодняшний день очень востребованной является услуга аренды конференц-зала. Это не только очень удобно, но и просто необходимо!
Подготовка и оформление помещения
Для проведения максимально информативного и интересного мероприятия - необходимо использовать современное техническое оснащение и надежное оборудование. В последнее время на конференции можно встретить не только компьютеры и микрофоны, но и проекторы, ноутбуки и даже уникальное аудио и видео оборудование.
Слушателей следует рассадить удобно, чтобы им было не только все слышно, но и видно. Так как практически все мероприятия сопровождаются показом презентаций и даже видеороликов. Столы оснащаются всем необходим - программой мероприятия, раздаточным материалом, наглядными пособиями, справочниками, бумагами для записи, ручками, карандашами. Помещение обязательно проветривается.
Организация встречи и досуга участников
Всем участникам конференции обязательно необходимо пройти процедуру регистрации по прибытии на место. Если каждому участнику подготовлено определенное место, тогда следует указать места рассадки. Для загородных гостей обычно организовывается трансфер до места проведения. Если конференция длиться весь день либо несколько дней, устраиваются перерывы, во время которых всех гостей принято угощать вкусным ланчем, обедом либо ужином (в зависимости от времени проведения мероприятия), а также организовать интересный и разнообразный культурный досуг.
По завершению мероприятия
Работа организаторов конференции не прекращается даже по завершению мероприятия. Большое внимание уделяется информационной поддержке - публикации статей и фото отчета о проведенном событии в СМИ и Интернете. Следует составить подробный отчет о мероприятии. Довольно часто проводятся опросы участников, чтобы узнать об их впечатлениях, полезности информации на конференции и впечатления от мероприятии.
Организация конференции - это полноценный проект, требующий должного внимания к подготовке и четкому планированию. Обязательно необходимо следовать намеченным планам и обратить внимание на все мелочи. Менеджер по организации мероприятий должен быть готов к любой ситуации и возникновению непредвиденных обстоятельств. Если правильно и четко соблюдать основные правила - конференция будет проведена по заранее подготовленному плану, а самое главное - на должном уровне.