Для проведения мероприятия с большим количеством участников (тренинг, семинар или презентация) понадобится специальное помещение – конференц-зал. Рассмотрим несколько советов по его выбору.
Вместительность помещения и стоимость аренды
В первую очередь организаторы учитывать вместительность зала и в зависимости от количества участников подбирают подходящий вариант. Стоит учесть, что слишком свободное пространство создает ощущение пустоты, а это не самый благоприятный фактор для комфорта ведущих и участников.
Получите полную информацию об условиях работы в интересуемом вас помещении еще до встречи с его администратором. Многие рестораны и бизнес центры создают свои сайты, поэтому предварительную информацию можно получить в интернете. Узнайте, какова средняя цена аренды помещения в том районе, где планируется проведение мероприятия, знание средней цены поможет вам в переговорах.
Договариваясь об аренде, уточните, входит ли в стоимость дополнительный сервис и предоставляется ли он вообще? В частности, это может быть организация кофе-брейка в перерыве между презентацией или семинаром, чтобы участники могли отдохнуть и подготовиться к дальнейшей работе. Добавим, что в помещении должен быть удобный гардероб.
Желательно, чтобы конференц зал располагался в удобном для всех участников месте. Это касается и транспортной развязки, и наличия отеля рядом с помещением (чтобы гости могли в нем остановиться, имея возможность быстро добраться до места проведения мероприятия).
Помещение должно иметь необходимое техническое оснащение
Для проведения презентации или конференции понадобится определенное оборудование. В частности, это надежная аудиосистема, которая бы позволяла подключать микрофоны, колонки и систему обработки звука. Нередко переговоры или семинары требуют наличия доступа в интернет, поэтому желательно, чтобы в зале был доступ к Wi-Fi.
При встрече с администратором помещения обсудите все вопросы, касающиеся технического оснащения зала, если необходимо, уточните, можно ли использовать свое оборудование и пр. Часто организаторам требуется дополнительная техника (цифровые каналы, видеооборудование, проекторы и т.д.).
Ну и конечно, зал должен иметь эстетически привлекательный и современный интерьер, а также удобную мебель, чтобы все участники чувствовали себя комфортно. В зависимости от типа мероприятия, размещение присутствующих может быть разным. Например, они могут разместиться за одним широким столом; в креслах или группами за небольшими столиками.
